マツダの文書は発行日の記載がない！？
マツダから定期不定期に郵便物が届く。リコールの案内や商品やサービスの案内など様々。それらは保管してあったり保管してなかったり。
たまたま手にしておかしなことに気づく。
例えば、リコールの説明書。これいつ届いたのか、正しく言えばいつ発行されたのか、日付を確認しようとすると日付がない。
ディーラーが作る書類はしっかり発行日（作成日）の日付が入っている。時系列に並べることもできるので記録としても有用だ。
本社/メーカーからの書類は、データベースから自動帳票する類だろうか、いずれも発行日の日付がないのだ。ディーラー本社からの郵便物もやはり日付がない。
商品カタログのような情報は満載させているのに、挨拶の短い文面の頭にも末尾にも日付はない。
何故だろう。
文書作成・発行した日付と実際に顧客の手元に届いた日付に相当の乖離があった場合に顧客の信頼を裏切ると思ったからだろうか。マツダの事務処理の速さに自信がないからだろうか。もしそうであれば、ウエブサイトにマイページを用意したり電子メールによる案内ど迅速な手段も可能なのにそれさえも一向にやろうとしないのは全く理解できない。
日付のない書類は顔のない書類。使いまわしの書類。丁寧に読んでもらえない。日付があれば、顔が見える。自分に来た書類と分かれば丁寧に目を通すものだ。こういう基本的なことをマツダスタッフが分かっていない訳ではない。オンデマンドパブリッシングシステムを持っていれば簡単に対処できることだ。
発行日を入れると体裁が悪いのか部署によっては不都合が出るのか、あるいは馴染まない文書もあるのだろう。文書管理ポリシーの話だが外からは良く分からないものだ。マツダの企業文化も影響しているだろう。
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サンプリング：順不同
- ×ご愛用車のリコール（無償修理）実施に関するお詫びとお願い
- ×Be a driver.ディーラー社長名
- ×点検のお知らせ（点検月度の記載はあるが発行日はない）
- ×フェア開催案内（フェア日程はあるが発行日はない）
- ×新車価格表（有効日の記載はあるが発行日はない） ：郵便物に非ず。
- 〇マツダ延長保証 （保証書）
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他のメーカーでも発効日の無い文書を流しているところが無い訳では無い。ただマツダほど極端ではなさそうだ。文書管理に関するポリシーとか規定が十分作り込まれていないのだろう。リコールの案内なんて結構重要な文書だけどその意思を表明したのがいつなのか分からないのでは論外。
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